SicrapilotStart / Funktionen
Alles, was eine Reinigungsfirma täglich braucht
Von der Anfrage bis zur Rechnung, vom Büro bis zum Handy der Mitarbeiter. Die Bilder stammen aus unserer Demo-Firma mit erfundenen Daten.
Einsätze planen, verteilen und im Blick behalten
Wiederkehrende Leistungen legen Sie einmal an, Sicrapilot erzeugt die Einsätze. Im Einsatzplaner verteilen Sie sie auf Mitarbeiter oder Subunternehmer – als Liste, Tag, Woche oder Monat. Die Live-Tafel zeigt, wer gerade wo arbeitet und was noch offen ist.
- Einsatzplaner mit Tag-, Wochen- und Monatsansicht
- Wiederkehrende Einsätze aus dem Vertrag
- Live-Tafel „Heute“ und Leitstand
- Aufgaben an Mitarbeiter, mit Foto erledigt
- Checklisten und Hinweise & Links je Einsatz
Die Stempeluhr ist das Handy Ihrer Mitarbeiter
Mitarbeiter sehen in „Mein Tag“ ihre Einsätze, Aufgaben und Hinweise. Gestempelt wird direkt am Einsatz – auch ohne Netz, die Zeiten werden nachgesendet. Am Ende entsteht der Einsatzbericht mit Fotos und Kundenunterschrift.
- Mein Tag mit Einsätzen, Aufgaben und Chat
- Stempeln pro Einsatz, auch offline
- Einsatzbericht mit Fotos und Unterschrift als PDF
- Mängel melden, Urlaub beantragen, Krankmeldung
- Läuft im Browser, ohne App Store
Von der Anfrage bis zum unterschriebenen Angebot
Anfragen von Ihrer Website kommen direkt in Sicrapilot an. Vor Ort nehmen Sie das Objekt am Handy auf, daraus entstehen Leistungsverzeichnis und Kalkulation – nach Fläche und nach Stunden. Das Angebot nimmt Ihr Kunde online an; daraus wird der Vertrag mit seinen Einsätzen.
- Website-Anfragen als Vorgang
- Objektaufnahme vor Ort am Handy
- Kalkulation nach m² und nach Stunden
- Angebot mit Online-Annahme durch den Kunden
- Vertrag erzeugt die Einsätze automatisch
Rechnungen aus dem, was wirklich gemacht wurde
Aus Verträgen und erledigten Einsätzen entsteht die Abrechnung, daraus die Rechnung: Entwurf prüfen, stellen, als bezahlt markieren – korrigiert wird per Storno. Dazu E-Rechnung und Mahnwesen. Die Gegenkalkulation vergleicht jederzeit Soll und Ist je Objekt.
- Monatsrechnungen aus der Abrechnung
- Storno statt Löschen, fortlaufende Nummern
- E-Rechnung
- Mahnwesen für offene Posten
- Gegenkalkulation Soll gegen Ist
Ihre Kunden sehen, was erledigt ist
Im Kundenportal finden Ihre Kunden ihre Objekte, die nächsten Termine und die Einsatzberichte, die Sie freigeben. Angebote können sie dort online annehmen. Das spart Rückfragen und macht Ihre Leistung sichtbar.
- Freigegebene Einsatzberichte mit Fotos
- Nächste Termine je Objekt
- Angebote online annehmen
- Eigener Zugang je Kunde
Winterdienst mit Wetteralarm und lückenlosem Nachweis
Sicrapilot ruft in der Wintersaison laufend die Wetterdaten ab. Bei Schneefall oder Glätte löst der Alarm aus, legt die Tour an und benachrichtigt die Bereitschaft. Jeder Einsatz wird je Objekt mit Uhrzeit, Fotos und Maßnahme dokumentiert – Ihr Nachweis im Haftungsfall.
- Bereitschaften und Touren im Einsatzplaner
- Wetteralarm mit Benachrichtigung
- Räumprotokoll je Objekt mit Fotos und Uhrzeit
- Bericht für Kunde und Objektakte
Qualitätskontrolle und Arbeitssicherheit an einem Ort
Kontrollgänge, Mängel mit Nachverfolgung, Unterweisungen mit Unterschrift, Prüffristen für Geräte, Gefährdungsbeurteilung je Objekt: Was der Prüfer sehen will, haben Ihre Mitarbeiter am Handy dabei.
- Qualitätskontrolle und Mängel mit Foto
- Unterweisungen mit Nachweis
- Evaluierung bzw. Gefährdungsbeurteilung je Objekt
- Prüffristen für Geräte, Lager und PSA
Das Chef-Cockpit: der Betrieb auf einen Blick
Beim Öffnen sehen Sie, was heute wichtig ist: Arbeitsbeginn, offene und kritische Einsätze, Winterdienst-Lage, überfällige Aufgaben. Personal mit Urlaub, Krankmeldungen und Monatsauswertung gehört genauso dazu wie Fahrzeuge und Lager.
- Cockpit mit dem Stand von heute
- Personal: Mitarbeiter, Urlaub, Krankmeldung, Monatsauswertung
- Fahrzeuge, Fahrten, Lager und Geräte
- Rollen und Rechte, 2-Faktor-Login für Admins
Häufige Fragen
Fragen zu den Funktionen
Für welche Betriebe eignet sich Sicrapilot?
Für Gebäudereinigungen, Hausbetreuungen und Winterdienste – vom kleinen Betrieb bis zum Unternehmen mit mehreren Objektleitungen. Entscheidend ist weniger die Mitarbeiterzahl als die Frage, ob wiederkehrende Einsätze über mehrere Objekte geplant, erledigt und nachgewiesen werden müssen.
Funktioniert Sicrapilot am Smartphone?
Ja. Die Mitarbeiter-Ansicht ist für das Handy gebaut: Mein Tag, Einsatz öffnen, stempeln, Objekt-Hinweise lesen, Fotos aufnehmen und den Bericht abschließen. Gestempelt werden kann auch ohne Netz – die Zeiten werden nachgesendet, sobald wieder Empfang da ist. Büro und Objektleitung arbeiten am Computer oder Tablet.
Müssen Mitarbeiter eine App installieren?
Nein. Sicrapilot läuft im Browser des Handys und lässt sich als Web-App auf den Startbildschirm legen. Ein Download aus dem App Store ist nicht nötig. Neue Mitarbeiter kommen über einen Einladungslink dazu.
Können Fotos und Unterschriften erfasst werden?
Ja. Der Einsatzbericht nimmt Fotos und Bemerkungen auf und kann mit der Unterschrift des Kunden direkt am Gerät abgeschlossen werden. Daraus entsteht ein PDF-Leistungsnachweis, den Sie Ihrem Kunden auch im Kundenportal freigeben können.
Gibt es unterschiedliche Benutzerrollen?
Ja: Administration, Objektleitung, Mitarbeiter, dazu eigene Zugänge für Subunternehmer und für Ihre Kunden im Kundenportal. Die Rolle bestimmt, was jemand sieht – Mitarbeiter sehen ihre Einsätze, nicht die Preise oder die gesamte Verwaltung. Admin-Zugänge lassen sich mit einem zweiten Faktor absichern.
Kann Sicrapilot unsere Excel-Listen ablösen?
Einsatzplanung, Zeiterfassung, Leistungsnachweise, Objektinformationen, Urlaub und Krankmeldungen laufen in Sicrapilot und lösen die entsprechenden Listen ab. Mitarbeiter und Objekte lassen sich aus Excel übernehmen. Ob eine bestimmte, gewachsene Auswertung eins zu eins abgebildet werden kann, klären wir am besten anhand Ihrer Datei in der Vorführung.
Wo liegen unsere Daten?
Auf einem Server in Frankfurt am Main. Jede Kundenfirma bekommt eine eigene Adresse (ihr-kurzname.sicrapilot.de) mit eigener Datenbank. Für die Auftragsverarbeitung schließen wir einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Wie läuft eine Vorführung ab?
Sie schildern kurz, wie Ihr Betrieb heute plant und dokumentiert. Dann gehen wir gemeinsam einen typischen Ablauf aus Ihrem Alltag durch – von der Einsatzplanung über das Handy der Mitarbeiter bis zur Rechnung – und besprechen, welche Bereiche für Sie sinnvoll sind.
Sehen Sie sich Sicrapilot an Ihrem eigenen Ablauf an.
In der Vorführung gehen wir einen typischen Tag aus Ihrem Betrieb durch – von der Planung über das Handy der Mitarbeiter bis zur Rechnung.